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Técnicas de Organización de Eventos y Protocolo

Técnicas de protocolo

Estamos organizando un evento de fin de semana, del que iremos contando cositas, y quiero aprovechar la ocasión para introducir algunas pautas acerca del mundo del Protocolo y las Relaciones Institucionales.

¿Qué se entiende por “Acto”?

La definición de Acto, deriva del latín ACTUS, y está considerada como la definición que abarca la capacidad de llevar a cabo una determinada tarea, pudiéndose relacionar con acciones de tipo: políticas, administrativas, deportivas, obra literaria, religiosa….aunque nosotros vamos a delimitar el camino hacia los actos en gestión de actividad a desarrollar una función o representación destinada a cumplir los objetivos por los que se promueve y que se dota del ceremonial adecuado constando de cuatro partes:

  1. Inicio o bienvenida
  2. Desarrollo del objetivo
  3. Encuentro con carácter social
  4. Despedida

Hay que tener claro que existen dos grupos de eventos que vienen determinados por la institución o persona que los convoque, pero esa cuestión la iremos contando más adelante. Ahora vamos a informar y a aprender como organizar un evento.

¿Cómo organizar de forma correcta tu futuro evento?

Organizar un acto o evento siempre requiere de una responsabilidad alta para conseguir los objetivos marcados, para ello lo primero que tenemos que hacer es tener claro cuales son.

Desde TOTBusiness os voy a explicar con este ejemplo de nuestro taller de fin de semana, cómo hay que hacerlo y sobre todo cuales son las cuestiones que debemos preguntarnos para empezar.

  • ¿ Qué quiero transmitir?
  • ¿ Cómo tiene que ser mi mensaje?
  • ¿ Cual es mi público?
  • ¿ Qué quiero que las personas se lleven durante el taller?

¿Por qué pongo en la primera opción, esta pregunta? muy sencillo,  para mi  lo más importante es crear un espacio de armonía antes, durante y después del evento. Ya que al empezar con la idea, lo desarrollamos con más ilusión, y ese sentimiento se transfiere al mismo.

La emoción, me marca el tono de mi mensaje, definiendo el público y lo que quiero que cada persona se lleve al finalizar.

Una vez que hemos resuelto estas cuestiones, tenemos que buscar el recurso más importante de cualquier acto o evento, las personas que van a formar parte de él, a nivel organizativo. Somos un equipo de trabajo cuya misión es conseguir que todas estas respuestas lleguen al público objetivo y sobre todo que las ilusiones que las puestas en nosotros se cumplan.

Ahora toca seleccionar, el mejor momento y el lugar para hacerlo y para ello debemos responder:

  • ¿ Cuándo? 
  • ¿ Dónde? 

La fecha no es algo elegido al azar, tiene que cubrir una serie de requisitos para que no provoque ningún contratiempo, el lugar es otro dato importante y para ello te animo a que descubras por ti mismo esa sensación que te da cuando encuentras dónde hacerlo.

Por el momento, quédate con esto y empieza a desarrollar estos puntos sobre cualquier evento que quieras  organizar!

Si tienes alguna consulta, estaremos encantados responderte.

 

1 pensamiento sobre “Técnicas de Organización de Eventos y Protocolo”

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